Bendra darbo eiga

Elektroninių dokumentų perdavimo ir priėmimo (DPP) modulio paskirtis – elektroninėmis priemonėmis organizuoti ir vykdyti elektroninių dokumentų perdavimą į Lietuvos valstybės archyvą.

Dokumentų perdavimo ir priėmimo modulyje galima atlikti tokius veiksmus:

1. Dokumentų perdavimų sąrašo peržiūra (7.2 Pagrindinis langas) – galima peržiūrėti visus anksčiau atliktus, bei naujai derinamus perdavimus, ar šiuo metu vykdomų dokumentų perdavimą-priėmimą ir dokumentų perdavimo būsenas;

2. Dokumentų perdavimo derinimas (7.3 Dokumentų perdavimo derinimas) – galima derinti dokumentų perdavimą su archyvu. Derinimo metu yra suderinamas perduodamų dokumentų kiekis, forma, bei perdavimo laikas;

3. Elektroninių dokumentų perdavimas (7.4 Dokumentų perdavimas) – galima perduoti elektroninius dokumentus el. ryšių tinklais arba fizinėmis laikmenomis (CD, DVD ar pan.).

Dokumentų perdavimo ir priėmimo schema pateikta žemiau esančiame paveikslėlyje.

7.1.1 pav. Dokumentų perdavimo ir priėmimo schema

Schemoje dokumentų perdavimas ir priėmimas yra vykdomas atliekant du žingsnius:

• dokumentų perdavimo derinimas – įstaigos, naudodamos viešojo portalo naudotojo sąsają, pateikia prašymą apie būsimą dokumento paketo perdavimą. Derinimo procesas užbaigiamas archyvui patvirtinus perdavimo laiką ir apimtis, bei įstaigai pateikus elektroninį perdavimo-priėmimo aktą arba pažymėjus, kad aktas bus popierinis.

• dokumentų perdavimas – dokumentų paketas yra perduodamas su archyvais suderintu laiku. Perdavimas gali būti vykdomas TIK sutartu laiku, tokiu būdu yra valdomos saugyklos vietos trūkumo, ryšio pralaidumo bei darbuotojų užimtumo rizikos.

Perdavus dokumentų paketą, viešajame portale atliekama pirminė patikra, ir toliau dokumentų paketas perduodamas į vidinį portalą, kuriame atliekamos šios veiklos:

1. paketo patikros,

2. paketo peržiūra ir kokybinių klaidų nurodymas,

3. sprendimo nurodymas dėl paketo priėmimo.

Pastaba: popierinių dokumentų perdavimas gali būti derinamas tik popieriniu būdu, EAIS sistemoje jis neatsispindi.

Dokumentų perdavimo metu įrašams yra suteikiamos tam tikros būsenos, aprašytos tolesnėje lentelėje.

Lentelė 7.1.1. Dokumentų perdavimo metu įrašams suteikiamų būsenų aprašymai

Būsena	Aprašymas
Pateiktas prašymas derinti	Įstaiga informavo archyvą apie planuojamą dokumentų perdavimą, pranešdama norimą laiką bei kitą informaciją.
Prašymas atmestas	Archyvo darbuotojas atmetė įstaigos prašymą, nurodydamas atmetimo priežastį.
Prašymas patvirtintas	Archyvo darbuotojas patvirtino, kad įstaigos nurodytas laikas yra tinkamas.
Pateiktas aktas	Įstaiga pateikė perdavimo-priėmimo aktą arba nurodė, kad jis bus pateiktas popieriniu būdu.
Vykdoma antivirusinė patikra	Paketas yra viešajame portale, ten vykdoma antivirusinė patikra.
Rasta virusų	El. dokumentų pakete rasta virusų.
Procesas atšauktas	Archyvo darbuotojas atšaukė perdavimo procesą.
Paketo integralumo klaidos	Paketo integralumo patikros metu aptiktos klaidos.
Paketas gautas archyve	El. dokumentų paketas persiųstas į vidinį EAIS portalą, kuriame jį galės peržiūrėti ir atlikti patikras atsakingas archyvo darbuotojas.
Kiekybinės patikros klaidos	Kiekybinės patikros metu aptiktos klaidos.
Baigta kiekybinė patikra	Atlikta kiekybinė patikra. Patikra klaidų neužfiksavo.
Baigta autentiškumo patikra	El. dokumentų pakete esantiems dokumentams atlikta autentiškumo patikra.
Atliktas turinio transformavimas	El. dokumentų pakete esantiems dokumentams atliktas turinio transformavimas.
Laukiama sprendimo priimti	El. dokumentų pakete esantiems dokumentams atliktos visos patikros ir turinio transformavimas. Laukiama archyvo sprendimo dėl dokumentų paketo priėmimo.
Paketas atmestas	Archyvai priėmė neigiamą sprendimą dėl el. dokumentų paketo priėmimo.
Nuspręsta priimti saugoti	Archyvai priėmė teigiamą sprendimą dėl el. dokumentų paketo priėmimo.
Atliktas archyvinis patvirtinimas	El. dokumentų pakete esantiems dokumentams atliktas archyvinis patvirtinimas.
Sukurti dokumentų aprašai	Kiekvienam priimtam el. dokumentui yra sugeneruotas dokumento aprašas.
Įrašomas į saugyklą	El. dokumentų paketas perduotas į saugyklą. Pradėtas įrašymas.
Išsaugomas saugykloje	El. dokumentų paketas yra išsaugotas saugykloje.
Paketas priimtas	Perdavimo-priėmimo procesas užbaigtas, perdavimo-priėmimo aktą pasirašė ir įstaigos, ir archyvo atsakingi asmenys.