Dokumentų perdavimo prašymo pateikimas

Norint pradėti dokumentų perdavimo procesą, portalo meniu reikia spragtelėti „Dokumentų perdavimas > Derinti“ (7.3.1 pav. Dokumentų perdavimo derinimo forma).

Ekrane pateikiama forma „Dokumentų perdavimo derinimas“, skirta dokumentų perdavimo prašymo duomenims įvesti (7.3.1 pav. Dokumentų perdavimo derinimo forma).

7.3.1 pav. Dokumentų perdavimo derinimo forma

Dokumentų perdavimo derinimo formoje nurodomi šie duomenys:

•      Paketo identifikacinis numeris – laukelyje įrašomas dokumentų paketo identifikatorius;

•      Siuntėjo kodas – laukelyje pateikiamas siuntėjo kodas;

•      Sudarytojo kodas – laukelyje įrašomas sudarytojo kodas (jeigu laukelis „Sudarytojas ir siuntėjas yra ta pati įstaiga“ yra pažymėtas, tokiu atveju laukelis „Sudarytojo kodas“ nepildomas);

•      Atsakingas įstaigos darbuotojas – iš pateikto sąrašo pasirenkamas už perdavimą atsakingas įstaigos asmuo;

•      Perdavimo būdas – iš pateikto sąrašo pasirenkamas dokumentų perdavimo būdas: el. ryšių tinklais arba fizinėse laikmenose;

•      Data (laikotarpis) – laukeliuose nurodoma planuojama dokumentų perdavimo data arba laikotarpis (3.1.1 Kalendorius);

•      Kiekis (apimtis) – laukelyje įrašomas perduodamų dokumentų kiekis megabaitais arba vienetais, o šalia esančiame sąraše nurodomi vienetai (MB arba Vnt.);

•      Įstaigos komentaras – laukelyje gali būti įrašomas komentaras (neprivalomas laisvai įvedamas tekstas).

Pastaba: norint nurodyti vienos dienos perdavimo datą (tai yra konkrečią dieną, kurią bus perduodamas dokumentų paketas), antras laikotarpio laukelis nepildomas.

Užpildžius reikiamus dokumentų perdavimo derinimo formos duomenis, reikia paspausti mygtuką „Pateikti“.

Pateikus duomenis derinimui, yra atveriamas pateiktų dokumentų perdavimų sąrašas, kuriame galima peržiūrėti vykdomus procesus ir matyti pateikto prašymo būseną (7.2 Pagrindinis langas). Išsiuntus derinimo formą, ji įgauna būseną „Pateiktas prašymas derinti“. Tai reiškia, kad dokumentų perdavimo derinimo prašymas buvo pateiktas, ir reikia sulaukti archyvo atsakymo.

Archyvo darbuotojui priėmus sprendimą, dokumentų perdavimo procesų sąraše pasikeis įrašo būsena (apie pasikeitusią būseną įstaigos darbuotojas nėra papildomai informuojamas).

Galimos archyvo darbuotojo sprendimo reikšmės:

•      „Prašymas patvirtintas“,

•      „Prašymas atmestas“.

Pastaba: archyvo darbuotojo sprendimo priėmimas gali užtrukti iki 30 dienų.

Jei archyvai prašymą patvirtins („Prašymas patvirtintas“), įstaigos darbuotojas galės persiųsti perdavimo ir priėmimo aktą (7.3.3 Prašymas patvirtintas).

Jei archyvai nurodydami priežastį prašymą atmes („Prašymas atmestas“), įstaigos darbuotojas turės iš naujo derinti perdavimo laiką ir apimtis (7.3.2 Prašymas atmestas).