Dokumentacijos plano suvestinė

Šiame skyriuje aprašomas dokumentacijos plano suvestinės rengimas.

Išankstinės sąlygos:

•      DPĮ darbuotojas prisijungęs prie EAIS,

•      Tu būti patvirtintas dokumentacijos planas.

Norint rengti dokumentacijos plano suvestinės dokumentą, portalo meniu reikia spragtelėti „Dokumentų valdymo priežiūra > Rengti naują“ ir atsidariusioje formoje pasirinkti dokumento tipą „Dokumentacijos plano suvestinė“ (.6.5.15 pav. Dokumentacijos plano suvestinės parinktys).

Ekrane pateikiama forma (6.5.15 pav. Dokumentacijos plano suvestinės parinktys).

6.5.15 pav. Dokumentacijos plano suvestinės parinktys

Užpildžius laukelį „Pildymo metai“, reikia paspausti mygtuką „Rengti“. Ekrane pateikiamas sukurto dokumentacijos plano suvestinės pildymo langas.

6.5.16 pav. Dokumentacijos plano suvestinės pildymas

Dokumentacijos plano suvestinės pildymo lange (6.5.16 pav. Dokumentacijos plano suvestinės pildymas) paspaudus mygtuką „Taisyti“, atidaromas įrašų redagavimo langas (redagavimo režime atveriama tiek bylų, kiek tuo metu jų yra išskleista), kuriame prie bylos galima įrašyti susidariusių apskaitos vienetų skaičių.

Norint redaguotus įrašus išsaugoti, reikia paspausti mygtuką „Išsaugoti“, arba norint tęsti toliau įvedimą, galima paspausti mygtuką „>>“, tuomet Įvestieji įrašai išsaugomi, o sekantys 20 (jei tokių yra) atidaromi redagavimo režimu.

Paspaudus mygtuką „Užpildyti pateiktos suvestinės duomenimis“, EAIS suranda (jei tokių metų suvestinė anksčiau buvo pateikta) pagal dokumentacijos metus pateiktą suvestinę, ir jos duomenimis (laukelis „susidariusių bylų skaičius“) užpildo naujai kuriamą suvestinę.

Dokumentacijos plano suvestinėje atlikus reikiamus veiksmus, galima teikti ją valstybės archyvui (6.8 Teikti archyvui).

Pastabos:

•      suvestinę pateikti archyvams galima tik užpildžius visus laukelius. Suvestinė teikiama archyvams be derinimo, archyvo darbuotojai negali jos keisti.

•      Įstaigos darbuotojas gali redaguoti suvestinę neribotą kiekį kartų (jeigu kaskart ji pateikiama archyvam, tai traktuojama kaip naujos, patikslintos suvestinės pateikimas).