Bylų apyrašai

Šiame skyriuje aprašomas bylų apyrašų rengimas.

Išankstinės sąlygos:

•      DPĮ darbuotojas prisijungęs prie EAIS.

•      Sukurtas bylų apyrašų sąrašas EAIS.

Norint rengti bylų apyrašų dokumentą, portalo meniu reikia spragtelėti „Dokumentų valdymo priežiūra > Rengti naują“, o atsidariusioje formoje pasirinkti dokumento tipą „Bylų apyrašas“ (6.5.8 pav. Bylų apyrašų parinktys).

Ekrane pateikiama forma (6.5.8 pav. Bylų apyrašų parinktys).

6.5.8 pav. Bylų apyrašų parinktys

Jei pateikiamas anksčiau suderintas dokumentas, kuris į sistemą įvedamas be derinimo proceso, turi būti pažymėtas punktas „Ankstesnių metų informacijos pateikimas archyvams“.

Pažymėjus arba palikus tuščią pateiktą žymimąjį lauką, reikia paspausti mygtuką „Pildyti“ (6.5.8 pav. Bylų apyrašų parinktys). Ekrane bus pateikiamas bylų apyrašų sąrašas (6.5.9 pav. Bylų apyrašų sąrašas).

6.5.9 pav. Bylų apyrašų sąrašas

Apyrašo pildymo (pasirinkimo) lange gali būti dvi parinktys:

•      mygtukas „Kurti tęsinį“, jei apyrašo pirminis dokumentas patvirtintas ir norima kurti jo tęsinį;

•      mygtukas „Pildyti“, jei norima kurti naują arba tęsti jau sukurto apyrašo rengimą.

Paspaudus mygtuką „Pildyti“, ekrane pateikiamas bylų apyrašo išankstinio užpildymo langas (6.5.10 pav. Dokumentacijos plano suvestinės bylų pasirinkimo langas apyrašo pildymui). Jame iš sąrašo galima pasirinkti dokumentacijos planą pagal metus.

6.5.10 pav. Dokumentacijos plano suvestinės bylų pasirinkimo langas apyrašo pildymui

Bylų apyrašo išankstinio užpildymo lange paspaudus mygtuką „Tęsti neįtraukiant“, bus atvertas bylų apyrašo užpildymo langas, kuriame galima kurti naujas bylas, įrašyti bylas iš dokumentacijos plano suvestinių ir atlikti kitus redagavimo veiksmus (6.7 Redaguoti esamus duomenis).

6.5.11 pav. Bylų apyrašo užpildymo langas

Bylų apyrašo išankstinio užpildymo lange pasirinkus metus ir paspaudus mygtuką „Pasirinkti“ (6.5.10 pav. Dokumentacijos plano suvestinės bylų pasirinkimo langas apyrašo pildymui), atveriamas apyrašo pildymo langas. Šiame lange pažymint žymimuosius laukelius, galima nurodyti, kuriuos įrašus įrašyti į bylų apyrašą (6.5.12 pav. Bylų apyrašo išankstinio užpildymo langas).

6.5.12 pav. Bylų apyrašo išankstinio užpildymo langas

Norint įrašyti pažymėtus įrašus, reikia paspausti mygtuką „Įrašyti“. Jei įrašyti bylų nereikia, tuomet paspaudžiamas mygtukas „Tęsti neįtraukiant“ (tokiu atveju bus atveriamas bylų apyrašo tuščias užpildymo langas 6.5.11 pav. Bylų apyrašo užpildymo langas). Detaliau apie bylų įtraukimą aprašyta 6.6.3 Sukurti naują įrašą.

Naujame bylų apyraše galimi šie veiksmai:

•      Sukurti naują įrašą (bylą) (6.6.3 Sukurti naują įrašą),

•      Įrašyti bylas iš dokumentacijos plano suvestinės (6.6.3 Sukurti naują įrašą),

•      Redaguoti įrašą (6.6.5 Redaguoti veiklos sritį arba įrašą6.6.4),

•      Pašalinti įrašą (6.6.6 Pašalinti veiklos sritį arba įrašą).

Užpildžius visus reikiamus duomenis bylų apyraše, galima teikti jį valstybės archyvui derinti/tikslinti. Bylų apyrašo teikimas archyvui aprašytas skyriuje 6.8 Teikti archyvui.