Bendra darbo eiga
Dokumentų valdymo priežiūros (DVP) modulio paskirtis – elektroninėmis priemonėmis organizuoti valstybės archyvams pavestą dokumentų ir archyvų įstatyme, kituose teisės aktuose nustatytą valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, kitų subjektų, įgaliotų atlikti viešojo administravimo funkcijas, valstybės įgaliotų asmenų, perduodančių nuolatinio ir ilgo saugojimo dokumentus į valstybės archyvus, dokumentų valdymo priežiūrą.
Duomenis perduodančios įstaigos darbuotojas rengia ir tikslina bei derina pateiktus duomenis su valstybės archyvu.
Duomenų derinimo schemoje (6.1.1 pav. Duomenų derinimas su VA) pateikiama duomenų derinimo su valstybės archyvų eiga iš duomenis teikiančios įstaigos pusės.
6.1.1 pav. Duomenų derinimas su VA
Duomenų derinimo su VA procesas apima keletą žingsnių, kurių metu keičiasi ir derinamų duomenų būsena, atspindinti duomenų derinimo eigą.
Bendras duomenų derinimo procesas apima šiuos veiksmus:
1. Duomenų rengimas. Duomenų rengimo metu atsakingas už duomenų derinimą DPĮ darbuotojas kuria naujus duomenis bei pildo jau sukurtus duomenis. Šiame žingsnyje rengiamų duomenų būsena EAIS pateikiama kaip „Rengiama“. Duomenų rengimas EAIS aprašytas skyriuje 6.5 Rengti naują dokumentą.
2. Teikimas VA derinimui. DPĮ darbuotojui parengus ar patikslinus duomenis, jie yra teikiami VA tikslinimui/derinimui. Jei teikiami duomenis neturi DPĮ DEK vizos, jie gali būti tik tikslinami. Šiame žingsnyje VA pateiktų duomenų būsena EAIS pateikiama kaip „Derinama/Tikslinama“. Duomenų teikimas VA derinimui aprašytas skyriuje 6.8 Teikti archyvui.
3. Tikslinimas. Šis žingsnis yra vykdomas šiais atvejais:
a. pateikti duomenys neturi DPĮ DEK vizos. Duomenų būsena „Grąžinta su pastabomis“.
b. archyvo darbuotojas teikia komentarus, pakeitimus. Duomenų būsena „Grąžinta su pastabomis“.
c. pateikti duomenys atmesti VA DEK. Duomenų būsena „Atmesta DEK“.
d. pateikti duomenys atmesti VA vadovo. Duomenų būsena „Nesuderinta“.
Tikslinimo metu DPĮ darbuotojas peržiūri VA darbuotojo pateiktus komentarus, pataisymus, VA DEK ar VA vadovo pastabas. Atsižvelgdamas į komentarus bei pastabas tikslina duomenis. Atlikus duomenų tikslinimą, vykdomas duomenų teikimas VA derinimui (2 žingsnis). Duomenų tikslinimas aprašytas skyriuje 6.9 Tikslinti duomenis.
4. Tvirtinimas. Kai pateikti duomenys suderinami VA vadovo sprendimu, jie įgauna būseną „Suderinta“ ir grąžinami DPĮ tvirtinimui. Šiame žingsnyje už duomenų tvirtinimą atsakingas DPĮ darbuotojas patvirtina suderintus duomenis, duomenų būsena pasikeičia į „Patvirtintas“. Šiuo žingsniu yra baigiama duomenų derinimo procedūra. Šis žingsnis aprašytas skyriuje 6.10 Tvirtinti suderintus duomenis.
Cikliškumas. Vykdant duomenų derinimo proceso žingsnius, cikliškumas atsiranda tuo atveju, jei yra vykdomas pateiktų duomenų tikslinimas (3 žingsnis). Atlikus tikslinimą, duomenis vėl reikia pateikti VA (2 žingsnis).
Tolesnėje lentelėje pateiktos ir aprašytos galimos duomenų būsenos.
Lentelė 6.1.1. Dokumentų valdymo priežiūros duomenų būsenos
|
Būsena |
Paaiškinimas |
Su duomenimis gali dirbti |
|
Rengiama |
Įstaiga įvedė naujus apskaitos duomenis. |
įstaiga |
|
Pateikta pastaboms |
Įstaiga pateikė duomenis archyvams, žyma „yra įstaigos DEK pritarimas“ nebuvo pažymėta. |
archyvas |
|
Pateikta derinti |
Įstaiga pateikė duomenis archyvams su požymiu „yra įstaigos DEK pritarimas“. |
archyvas |
|
Derinama/tikslinama |
Archyvo darbuotojas pradėjo duomenų tikslinimo arba derinimo procesą. |
archyvas |
|
Grąžinta su pastabomis |
Archyvo darbuotojas pateikė pastabas. |
įstaiga |
|
Pateikta svarstyti DEK |
Apskaitos duomenys yra patiekti svarstyti archyvo DEK. |
archyvas |
|
Pateikta derinti archyvo vadovui |
Apskaitos duomenys yra patiekti derinti archyvo vadovui. |
archyvas |
|
Atmesta DEK |
Archyvo DEK turėjo pastabų apskaitos duomenims, todėl duomenis reikia taisyti ir teikti iš naujo. |
archyvas |
|
Pritarta DEK |
Archyvo DEK neturėjo pastabų apskaitos duomenims ir siūlo juos teikti derinti archyvo vadovui. |
archyvas |
|
Teiktina derinti |
Archyvo DEK neturėjo pastabų apskaitos duomenims ir siūlo juos teikti derinti archyvo vadovui. |
archyvas |
|
Pateikta derinti |
Apskaitos duomenys pateikti derinti archyvo vadovui. |
archyvas |
|
Nesuderinta |
Archyvo vadovas atsisakė derinti apskaitos duomenis. |
įstaiga |
|
Suderinta |
Archyvo vadovas suderino apskaitos duomenis. |
įstaiga |
|
Patvirtinta |
Įstaigos vadovas patvirtino apskaitos duomenis. |
įstaiga |