Dokumentacijos planas

Šiame skyriuje aprašomas dokumentacijos plano rengimas.

Išankstinės sąlygos:

•      DPĮ darbuotojas prisijungęs prie EAIS.

Naujas dokumentacijos planas kuriamas kasmet, kai reikia pradėti rengti konkrečių metų dokumentacijos planą, ir reikiamų metų dokumentacijos planas EAIS sistemoje dar nebuvo pradėtas rengti.

Norint kurti naują dokumentacijos planą, portalo meniu reikia spragtelėti „Dokumentų valdymo priežiūra > Rengti naują“, o atsidariusioje formoje pažymėti dokumento tipą „Dokumentacijos planas“ (6.5.2 pav. Naujo dokumento sukūrimo langas. Dokumentacijos planas).

Ekrane pateikiama forma naujam dokumentacijos planui sukurti (6.5.2 pav. Naujo dokumento sukūrimo langas. Dokumentacijos planas).

6.5.2 pav. Naujo dokumento sukūrimo langas. Dokumentacijos planas

Norint sukurti dokumentacijos planą, galima pažymėti (arba palikti tuščius) pateiktus punktus ir užpildyti laukelį „Pildymo metai“.

•      Punktas „Papildymų sąrašas“ – rodomas pasirinkus papildymus turinčių duomenų (dokumentacijos plano, registrų sąrašo, apyrašų sąrašo) atveju. Pažymėjus laukelį, nurodoma, kad bus įvedamas ne naujas dokumentas, o dokumento papildymų sąrašas. Darbas su papildymu vykdomas taip pat kaip ir su pagrindiniu dokumentu.

•      Laukelis „Pildymo metai“ – nurodo, už kuriuos metus pildomas dokumentas.

•      Punktas „Užpildyti ankstesnių metų duomenimis“ – pažymėjus, naujai kuriamas dokumentacijos planas bus užpildytas nurodytų metų dokumentacijos plano įrašais.

Užpildžius laukelį „Pildymo metai“ ir pažymėjus reikiamus punktus (jeigu reikia), spaudžiamas mygtukas „Rengti“. Sistemoje sukuriamas naujas dokumentacijos planas (6.5.3 pav. Dokumentacijos plano langas).

6.5.3 pav. Dokumentacijos plano langas

Pažymėjus žymimąjį laukelį „Dok. planas keičiamas iš esmės“, sistema nesiūlys indeksų iš senesnių dokumentacijos planų. O kitais metais bus siūlomi indeksai jau iš šio dokumentacijos plano.

Pastaba: lange esančių mygtukų funkcionalumas aprašytas skyriuje 6.3 Bendrieji objektai.

Naujame dokumentacijos plane galimi šie veiksmai:

•      Įrašyti veiklos sritį (6.6.1 Įrašyti veiklos sritį),

•      Įrašyti vaikinę (žemesnio lygio) veiklos sritį (6.6.2 Įrašyti vaikinę (žemesnio lygio) ),

•      Sukurti naują įrašą (bylą) (6.6.3 Sukurti naują įrašą),

•      Redaguoti įrašą (bylą) (6.6.5 Redaguoti veiklos sritį arba įrašą),

•      Pašalinti veiklos sritį arba įrašą (6.6.6 Pašalinti veiklos sritį arba įrašą).

 

Norint dokumentą teikti valstybės archyvo pastaboms arba derinimui, reikia nurodyti kuo vadovaujantis yra nurodyti bylų saugojimo terminai.

Tam dokumento lange, po tektu „Bylų saugojimo terminai nurodyti vadovaujantis“ paspaudžiamas mygtukas „Taisyti“ ir tekstiniame lauke įrašius reikiamą informaciją, spragtelimas mygtukas „Išsaugoti“.

Užpildžius visus reikiamus duomenis, galima teikti dokumentacijos planą (dokumentacijos plano papildymą) valstybės archyvui derinti/tikslinti. Dokumentacijos plano teikimas archyvui aprašytas skyriuje 6.8 Teikti archyvui.